Agenda y citas

La Agenda es tu pantalla principal del día: ahí ves todas las citas, creas nuevas, confirmas las que ya están y das seguimiento a cada paciente desde que se agenda hasta que pasa a cobro. La usa sobre todo recepción, pero cualquiera del personal puede consultarla.

Agenda de PixelVet OS mostrando las citas del día con su hora, servicio, mascota y estado.

Cómo llegar

En el menú lateral abre Agenda. El título del módulo aparece arriba a la izquierda.

Ver la agenda por día, semana, mes o lista

Arriba tienes una barra con todo lo necesario para moverte por el tiempo:

Usa el control de vistas para elegir Día, Semana, Mes o Lista.
Usa Anterior, Hoy y Siguiente para avanzar o retroceder (un día, una semana o un mes, según la vista en que estés).
El rango que estás viendo (la fecha o el periodo) se muestra junto a esos botones.

Cada vista sirve para algo distinto:

Día y Semana muestran los horarios en una rejilla, ideal para ver huecos libres.
Mes te da el panorama general.
Lista muestra las citas como tabla, con columnas de cliente, mascota, veterinario, estado y Confirmación (si el cliente respondió por WhatsApp).

Vista de Semana de la agenda: la rejilla de horarios con las citas de la semana, un recordatorio del equipo marcado con 📌 y la línea roja de la hora actual.

Crear una cita

Pulsa Nueva cita (botón con el ícono +, a la derecha de la barra), o toca directamente un hueco de horario en la vista de Día o Semana (la cita se pre-llena con esa hora).
En la ventana Nueva cita, arriba elige el tipo de cliente:
- Existente: escribe en el buscador y elige al cliente de la lista. Si dejas el campo vacío y lo enfocas, te sugiere clientes recientes.
- Nuevo: captura Nombre y apellido (obligatorio) y WhatsApp. El cliente se crea junto con la cita.
En Mascota, elige una mascota del cliente en el selector, o usa + Nueva mascota para capturarla en el momento (Nombre y Especie son obligatorios).
En Motivo, elige el tipo de cita (Consulta, Vacuna, Baño, Microchip, Certificado, Cirugía, Pensión, Seguimiento, Urgencia, Estudio, Entrega u Otro).
Si lo necesitas, usa Agregar mascota para incluir varias mascotas en la misma cita.
Revisa Fecha, Inicio y Término (por defecto la cita dura 30 minutos) y escribe Notas si hay algo que recordar.
Pulsa Guardar cita.

El interruptor Cita | Recordatorio

Arriba del formulario hay un interruptor con dos opciones: Cita y Recordatorio. Sirve para decidir qué quieres poner en el calendario:

Cita — una visita de un paciente, con cliente, mascota y motivo.
Recordatorio — una nota interna del equipo (“Verónica no viene”, “llega un pedido”) que no envía mensajes a nadie.

Si tocaste un hueco para crear una cita y en realidad querías anotar algo, cambia el interruptor: el sistema conserva la fecha y la hora. Los recordatorios se explican a detalle en Recordatorios del equipo.

Recordatorios del equipo en la agenda

Junto a las citas pueden aparecer bloques con un 📌: son recordatorios del equipo, notas internas visibles para toda la clínica. Se crean con el botón Nuevo recordatorio de la barra (o con el interruptor de arriba), se pueden arrastrar para moverlos y se ocultan con el botón Ocultar recordatorios si la vista se llena. También tienen su propia bandeja con pestañas Hoy, Próximos y Pasados en el menú Configuraciones → Recordatorios. Consulta la guía completa en Recordatorios del equipo.

Confirmar y dar seguimiento

Toca cualquier cita en la agenda para abrir su tarjeta de detalle. Ahí ves al cliente, la mascota, el horario y las notas, y puedes cambiar el estado con los botones de Cambiar estado. Las opciones dependen del estado actual:

Desde Programada: Confirmar, Iniciar cita, Cancelar o No asistió.
Desde Confirmada: Iniciar cita, Completar, Cancelar o No asistió.
Desde En curso: Completar o Cancelar.
Una cita Completada, Cancelada o sin asistencia se puede Reabrir.

Duplicar una cita a otra fecha (refuerzo en 1 clic)

En la misma tarjeta de detalle tienes el botón Duplicar. Sirve para repetir una cita más adelante sin volver a capturar nada: pensado sobre todo para el refuerzo de vacunas de cachorros, que suele ir un par de semanas después.

Abre la cita y pulsa Duplicar.
En el diálogo, elige ¿En cuánto tiempo? con los botones 1 sem, 2 sem, 3 sem o 4 sem (por defecto 2 semanas, el caso típico del refuerzo). Si prefieres otra fecha, escríbela en Nueva fecha.
El resumen te muestra el día y el horario de la copia. Pulsa Duplicar cita.

La copia mantiene el mismo cliente, mascota, motivo, veterinario, modalidad, hora y duración, y nace como Programada (la cita original no se toca). A partir de ahí la confirmas y le das seguimiento como a cualquier otra.

Confirmaciones automáticas por WhatsApp

PixelVet OS puede confirmar las citas por WhatsApp sin que tú hagas nada. Cuando el administrador activa esta función, el sistema solo:

Envía un recordatorio al cliente antes de la cita (normalmente 24 horas antes) y, si no contesta, un segundo recordatorio más cerca de la hora (normalmente 3 horas antes). El mensaje incluye el motivo de la cita (para qué es), la fecha, la hora y las opciones de respuesta.
Lee la respuesta del cliente: 1 = Confirmar, 2 = Cancelar, 3 = Reagendar (también puede tocar la opción en la encuesta del mensaje).
Actualiza la agenda solo: si confirma, la cita pasa a Confirmada; si cancela o pide reagendar, la cita se cancela (se libera el horario) y el sistema le responde con un mensaje de cortesía. Si pidió reagendar, contáctalo para acordar la nueva fecha.

Tú solo necesitas que la ficha del cliente tenga su Teléfono / WhatsApp capturado.

Qué significa cada estado de Confirmación

En la vista de Lista, la columna Confirmación muestra cómo va cada cita:

Vista de Lista de la agenda: la tabla de citas con la columna Confirmación mostrando los estados "Confirmó", "Esperando" y "—".

Estado	Qué significa	Qué hacer
Esperando	Ya se envió el recordatorio y el cliente aún no contesta.	Nada; dale tiempo.
Confirmó	El cliente respondió que sí asiste. La cita ya quedó Confirmada.	Nada.
Canceló	El cliente canceló (o pidió reagendar) por WhatsApp. El horario quedó libre.	Si pidió reagendar, escríbele para acordar nueva fecha.
Sin confirmar	La hora de la cita llegó sin respuesta del cliente.	Decide en el momento: llámalo o márcala como “No asistió”.
No se pudo enviar	El WhatsApp al cliente falló: no fue avisado.	Revisa su número o avísale por otro medio.
—	Esa cita no tiene seguimiento (por ejemplo, sin teléfono capturado).	Confírmala manualmente si hace falta.

Escribirle al cliente a mano

En la tarjeta de detalle de la cita, la ficha del cliente trae botones de WhatsApp (abre el chat con su número) y Llamar. Y desde el módulo Mensajes puedes leer y responder el WhatsApp de la clínica sin salir del sistema.

Recordatorios por correo

El sistema también puede enviar un recordatorio por correo 24 horas antes de cada cita. Esta opción convive con la de WhatsApp y la activa el administrador en Integraciones. No tienes que hacer nada por cita: una vez activada, los recordatorios salen solos para los clientes con correo capturado.

La Agenda es la fuente única de tus citas

Flujo de una cita

flowchart LR
  A[Crear cita] --> B[Confirmar por WhatsApp o correo]
  B --> C[Cliente confirma o cancela]
  C --> D[Iniciar cita]
  D --> E[Atender al paciente]
  E --> F[Cobrar en el Punto de Venta]

Preguntas frecuentes

Quiero mover una cita a otro día u otra hora. Arrástrala en la vista de Día, Semana o Mes, o ábrela y toca el chip de fecha o de hora para editarlos ahí mismo. También puedes usar Editar para cambiar cualquier otro dato.

Quiero repetir o reforzar una cita en unas semanas (p. ej. la siguiente vacuna). Abre la cita y pulsa Duplicar: elige el plazo (1 a 4 semanas, por defecto 2) o una fecha libre, y el sistema crea una copia con el mismo cliente, mascota, motivo y hora, ya como Programada. No tienes que recapturar nada.

Marqué “Iniciar cita” por error y me llevó al Punto de Venta. No pasa nada: regresa a la Agenda, abre la cita y usa Cambiar estado para regresarla (por ejemplo, a Completada o Cancelada según corresponda). La visita al POS no cobra nada por sí sola.

El cliente dice que no le llegó el recordatorio. Revisa en la vista de Lista la columna Confirmación: si dice No se pudo enviar, su número está mal capturado o la conexión falló. Corrige el Teléfono / WhatsApp en su ficha de Clientes.

¿Por qué una cita aparece como “Sugerida”? La propuso el cliente desde su app. Ábrela y usa Aceptar sugerencia para convertirla en cita normal (puedes arrastrarla a otro horario antes de aceptar), o escríbele por WhatsApp para coordinarla.

Una cita se canceló “sola”. Seguramente el cliente respondió 2 (Cancelar) o 3 (Reagendar) al recordatorio de WhatsApp. El sistema libera el horario automáticamente; lo ves en la columna Confirmación como Canceló.

¿Puedo agendar dos mascotas en la misma cita? Sí: en la ventana Nueva cita usa Agregar mascota para incluir varias mascotas del mismo cliente.