Clientes

El módulo Clientes es donde guardas a los tutores (dueños) de las mascotas. Cada cliente reúne sus datos de contacto, sus mascotas, su historial de ventas, su deuda y sus datos para facturar. Lo usa sobre todo recepción, pero también caja y administración.

Lista de clientes de PixelVet OS con el buscador y los datos de contacto de cada tutor.

Ficha de un cliente con sus datos, mascotas y pestañas de historial. La ficha de un cliente reúne sus mascotas, ventas, saldo a favor y datos fiscales.

Cómo llegar

En el menú lateral abre Clientes. Verás la Lista / Búsqueda de clientes y, dentro del mismo módulo, las pestañas de Solicitudes (registro público) y de clientes Deudores.

Buscar un cliente

En la lista, escribe en el buscador de arriba. Encuentra por nombre, teléfono, correo, RFC o identificación. Además puedes abrir los filtros para acotar por:

Estatus fiscal: Sin datos fiscales, Datos incompletos o Listo para facturar.
Archivados: muéstralos solo si necesitas ver clientes que ya se ocultaron de los listados.

Toca cualquier fila para abrir su ficha. Con los botones de la barra también puedes importar clientes desde un archivo y exportar la lista.

Registrar un cliente

En Clientes, pulsa Nuevo cliente (botón con el ícono +, arriba a la derecha).
Llena el formulario. Solo el Nombre completo es obligatorio (se escribe en mayúsculas automáticamente); el resto ayuda pero puedes dejarlo en blanco:
- Datos principales: Nombre completo, Correo y la casilla Enviar recordatorios.
- Contacto y ubicación: Teléfono móvil (el WhatsApp principal), Teléfono alterno, Dirección, Ciudad, Identificación (RFC, INE o referencia interna) e Idioma.
- Administración: Veterinario derivante, Deuda, Datos de facturación y Nombres alternativos.
- Comunicación y marketing: Facebook, Instagram, Cumpleaños, cómo se enteró de la clínica, Notas internas y la casilla Acepta promociones.
Pulsa Guardar cliente (barra inferior). El sistema te lleva a la ficha del cliente recién creado.

Ver y editar la ficha del cliente

La ficha resume todo lo importante del cliente:

A la izquierda, sus datos de contacto, su deuda, su saldo a favor, su última compra y un bloque de Alertas (por ejemplo, deuda sin saldar o datos fiscales incompletos).
A la derecha, pestañas con su información: Pacientes, Visitas, Recordatorios, Ventas, Cotizaciones, Saldo a favor, Cuotas de planes, Caja y Fiscal. La pestaña Caja es donde se arma la caja mensual de la membresía del cliente (no es un módulo “Pet Box” aparte). Consulta La caja de la membresía y Membresías.
Arriba, botones para crear una cita, una venta o un paciente ya ligados a ese cliente, y un menú Más opciones para editar, enviar mensajes por WhatsApp o eliminar al cliente.

Para cambiar sus datos, usa Editar cliente (en el menú Más opciones o el ícono de editar de su tarjeta). Se abre el mismo formulario con la información cargada; ajusta y vuelve a guardar.

Deuda y saldo a favor

En la tarjeta del cliente conviven dos números que no hay que confundir:

Deuda — lo que el cliente te debe: la suma de sus ventas con saldo pendiente. Se cobra con abonos, desde el detalle de cada venta o desde la pestaña de Deudores (ver abajo).
Saldo a favor — dinero que el cliente dejó por adelantado (un anticipo, por ejemplo para una cirugía). Se captura en la pestaña Saldo a favor con Registrar anticipo, y después se aplica como pago en el Punto de Venta o sobre una venta pendiente.

Cuando alguno de los dos es mayor a cero, la ficha lo resalta en el bloque de Alertas.

Archivar y anonimizar: cuál usar

Hay dos formas de “dar de baja” a un cliente, y son muy distintas:

Archivar (reversible)

Al usar Eliminar cliente (menú Más opciones), si el cliente tiene historial (ventas, mascotas o facturas) no se borra: se archiva. Sus datos se conservan completos, solo se oculta de los listados. Puedes verlo activando el filtro Archivados del buscador y restaurarlo cuando quieras desde Más opciones. Si no tiene historial, ahí sí se elimina de verdad.

Úsalo para clientes que ya no vienen, duplicados o registros viejos.

Anonimizar (IRREVERSIBLE)

Anonimizar datos personales (menú Más opciones) es para cuando el titular ejerce su derecho de cancelación de datos personales (la ley de protección de datos, LFPDPPP) y pide que borres su información. No es lo mismo que archivar:

Se borra de forma permanente: su nombre (el registro pasa a llamarse “CLIENTE ANONIMIZADO #” con su código), correo, teléfonos, WhatsApp, dirección, redes sociales, foto, notas y datos fiscales capturados. También se le revoca el acceso a la app del cliente, y el registro queda archivado.
Se conserva (obligación legal): las facturas/CFDI emitidas (el SAT obliga a guardarlas — artículo 30 del Código Fiscal) y los expedientes clínicos y bitácoras de sus mascotas (lo exige la norma sanitaria NOM-064 / SENASICA). Las ventas quedan ligadas al registro anonimizado, ya sin datos personales.

El sistema te muestra exactamente qué se borra y qué se conserva antes de confirmar con Anonimizar definitivamente.

Aprobar solicitudes del formulario público

Tu clínica puede compartir un formulario público de registro para que los clientes capturen sus datos y los de sus mascotas. Esas capturas llegan como solicitudes que tú revisas; no se convierten en clientes oficiales hasta que las apruebas.

En Clientes, abre Solicitudes.
Filtra por estado: Pendientes, Aprobadas o Rechazadas. El botón Abrir formulario público te lleva al formulario que llena el cliente.
Toca una solicitud para ver su detalle: datos del cliente, mascotas solicitadas y posibles duplicados.
En una solicitud pendiente decide:
- Aprobar: crea el cliente oficial y todas sus mascotas en una sola operación. Puedes agregar notas de revisión. Al aprobar, vas a la ficha del nuevo cliente.
- Rechazar: la solicitud queda rechazada y no se crea ningún cliente. Debes escribir un motivo de rechazo.
- Editar la solicitud (en Más opciones) para corregir datos antes de aprobar.

Clientes deudores

La pestaña de Deudores te muestra, de un vistazo, quién debe dinero: total pendiente, monto vencido a más de 30 días y cuántos no tienen teléfono. Cada fila trae el saldo, la fecha de la deuda más antigua y los días que lleva pendiente.

Para cobrar:

En la fila del cliente, pulsa Registrar abono.
Ajusta el monto (por defecto trae la deuda total), elige el método de pago y la fecha del abono, y agrega notas si hace falta.
Confirma. El abono se reparte automáticamente entre las ventas pendientes del cliente, empezando por la más antigua.

También puedes escribirle por WhatsApp desde la misma fila con el botón correspondiente.

La pestaña Fiscal (datos para facturar)

En la ficha del cliente, la pestaña Fiscal guarda los datos que se necesitan para emitir una factura (CFDI) a ese cliente: RFC, razón social, régimen fiscal, uso de CFDI, código postal y correo de facturación, además del domicilio fiscal.

Activa Facturación habilitada para ese cliente y captura los campos; al guardar, el estatus pasa a Listo para facturar cuando no falta nada. Si falta algún dato obligatorio, el sistema te lo señala.
Subir constancia: carga el PDF de la constancia de situación fiscal y el sistema extrae los datos para que solo los revises y apliques.
Validar con SAT/Facturama: comprueba que los datos estén completos y con formato válido antes de facturar.
Abajo puedes consultar cuándo se actualizaron o verificaron los datos y el historial de cambios fiscales.

Preguntas frecuentes

No encuentro a un cliente que sé que existe. Activa el filtro Archivados en el buscador: probablemente alguien lo archivó. Si aparece, restáuralo desde Más opciones.

¿Cuál es la diferencia entre archivar y anonimizar? Archivar solo lo oculta y se puede revertir. Anonimizar borra sus datos personales para siempre (y conserva facturas y expedientes por obligación legal). Si dudas, archiva.

El cliente me dejó $500 a cuenta de una cirugía, ¿dónde lo registro? En su ficha, pestaña Saldo a favor → Registrar anticipo. Cuando se haga el cobro, ese saldo se aplica como pago en el POS o sobre la venta.

¿Por qué un cliente aparece como “CLIENTE ANONIMIZADO”? Porque ejerció su derecho de cancelación de datos y un administrador lo anonimizó. Sus datos personales ya no existen; solo quedan las facturas y los expedientes que la ley obliga a conservar.

Quiero pasarle una mascota a otro dueño. Eso se hace desde la ficha de la mascota (Más opciones → Transferir a otro tutor). Consulta Mascotas.