Medicamentos controlados y SENASICA

Si tu clínica maneja medicamentos controlados, PixelVet OS te ayuda a cumplir con la NOM-064-ZOO-2000: clasificas cada producto por su grupo SENASICA, el sistema lleva solo una bitácora foliada de las salidas de los productos controlados (Grupo I), y tienes un informe por grupo para las inspecciones. Esta guía une tres piezas que viven en pantallas distintas: la clasificación (en Productos), la bitácora y el informe (en Informes), y las recetas (en el expediente).

1. Clasificar el producto por grupo SENASICA

La clasificación se hace en la ficha de cada producto, dentro de Control sanitario. Es la base de todo lo demás, así que empieza aquí.

Abre el producto en Productos y servicios y entra a Editar.
En Control sanitario, elige el Grupo SENASICA:
- Grupo I — Controlados: cada salida se registra automáticamente en la bitácora foliada.
- Grupo II — Receta simple: requiere receta médica vigente.
- Grupo III — Venta libre.
- Alimento.
- No aplica (valor por defecto).
Captura el Ingrediente activo desde el catálogo. Al elegir un ingrediente, si el producto estaba en No aplica, el sistema propone automáticamente el grupo correspondiente (tú puedes cambiarlo).
Guarda el producto.

Clasificar el catálogo completo de un jalón

Para no ir producto por producto, en Informes → SENASICA por grupo está el botón Clasificar catálogo: una pantalla que lista los productos sin clasificar que parecen controlados — porque su ingrediente activo capturado coincide con el catálogo, o porque su nombre trae una sustancia de la NOM-064 (tramadol, ketamina, buprenorfina…). Cada fila muestra por qué se sugiere ese grupo; tú confirmas o corriges, y aplicas todo en lote.

Al clasificar un producto como Grupo I, el sistema activa solo su manejo de lote y caducidad: el reporte de SENASICA es por lote, así que a partir de ahí la revisión de facturas te pedirá el lote y alimentará el almacén.

Los productos nuevos que llegan por factura

Al crear un producto desde la revisión de una factura de proveedor, si el nombre huele a controlado el formulario te lo dice (“Candidato a Grupo I por…”) y pre-selecciona el grupo para que ningún controlado nazca sin clasificar. Si es un falso positivo, cámbialo ahí mismo.

Los datos que pide el SITPV

En la ficha del producto (sección Control sanitario, solo medicamentos) ahora puedes capturar la forma farmacéutica, la vía de administración, el contenido por unidad (ej. un vial = 5 ML — con eso el reporte calcula los volúmenes) y los tiempos de retiro carne/leche (solo especies productivas; en clínica de compañía déjalos vacíos). Estos datos alimentarán la receta cuantificada y el reporte mensual del SITPV.

2. La bitácora Grupo I se llena sola

No hay que capturar la bitácora a mano. Cada venta o movimiento de inventario de un producto Grupo I genera automáticamente una entrada foliada. El folio es secuencial por clínica (el sistema toma el siguiente número disponible), así que el libro nunca deja huecos.

En las cuentas de consumo (una cuenta abierta a la que el personal agrega cargos durante la atención), lo que la cuenta trae al abrirse se asienta en ese momento, y lo que se agrega después se asienta al cobrar la cuenta — sin duplicar lo ya registrado. Si antes del cobro una línea se reduce o se elimina, el libro asienta la devolución del excedente: el neto siempre coincide con lo que realmente salió del anaquel.

Cada entrada registra el folio, la fecha y hora, el tipo de movimiento, el producto y su ingrediente activo, la cantidad, el lote, la mascota, la venta, el folio SITPV de la receta que ampara la salida (si la hay) y el responsable.

También se asienta sola la salida cuando la venta nace de convertir un presupuesto: ahí el producto sale del anaquel igual que en el mostrador.

Cuándo una entrada nace completa y cuándo no

El sistema marca cada entrada como completa o incompleta según lo que exige la norma para ese tipo de movimiento:

Tipo de movimiento	Requisito para estar completa
Entrada (compra) y devolución	Nacen completas (basta cantidad y lote).
Salida por venta y salida por uso interno	Requieren mascota (el paciente atendido).
Merma y ajuste	Requieren un motivo.

Cuando una salida se registra sin la mascota (por ejemplo una venta de mostrador sin paciente ligado), la entrada queda incompleta y aparece pendiente.

3. Completar las entradas incompletas

Abre la Bitácora SENASICA — Grupo I (desde el aviso del Dashboard o desde Informes).
Marca la casilla Solo incompletas en los filtros (muestra entre paréntesis cuántas hay).
En la fila pendiente pulsa Completar:
- Busca y elige la Mascota (por nombre, dueño o código).
- Si aplica, elige la Receta de esa mascota en la lista (opcional; se activa al elegir la mascota).
- Captura el Motivo (obligatorio en mermas y ajustes).
Pulsa Guardar. La entrada pasa a Completa.

Cuando termines, usa Imprimir / PDF para generar la bitácora con el membrete de tu clínica, o Exportar para descargarla como archivo.

4. Informe SENASICA por grupo

Además de la bitácora, tienes el Informe SENASICA — Productos por grupo: lista tus productos clasificados (Grupo I/II/III y Alimento) con su existencia actual y las unidades vendidas y salidas del periodo. Puedes filtrar por rango de fechas y por grupo, y exportarlo. Por defecto muestra el mes en curso, la cadencia habitual de las inspecciones.

5. Recetas cuantificadas (talonario del SITPV)

Para recetar un medicamento Grupo I, SENASICA asigna a la médica (a su CPA, la clave del SITPV) un talonario de folios — típicamente 50 por lote. PixelVet OS lleva ese talonario y emite las recetas cuantificadas con esos folios, en Informes → SENASICA por grupo → Recetas controladas.

Capturar el talonario

En Recetas controladas, pulsa Capturar talonario.
Elige a la médica veterinaria dueña de la CPA: las recetas de ese talonario salen a su nombre y con su cédula (si no tiene cédula capturada en su usuario, el sistema no deja emitir).
Anota la CPA de la médica y el rango de folios que aparece en el SITPV (folio inicial y final).
Guarda. Los folios quedan disponibles para recetar.

Cuando queden menos de 10 folios, el Dashboard y la pantalla te avisan para que solicites un lote nuevo en el SITPV con tiempo.

¿Te equivocaste al capturar el rango? Usa Desactivar en la fila del talonario: se eliminan sus folios sin usar y puedes capturar el rango correcto. Si el talonario equivocado ya tiene recetas emitidas vigentes, primero cancélalas (esos folios se quedan declarados como cancelados — igual que en el talonario de papel).

Emitir una receta

Pulsa Nueva receta controlada.
Elige la mascota y agrega los medicamentos (solo aparecen los productos clasificados en Grupo I, II o III). La cantidad total a surtir es obligatoria: eso es lo que hace a la receta “cuantificada”.
Captura diagnóstico e indicaciones y pulsa Emitir receta.

El sistema toma el siguiente folio disponible del talonario y congela los datos de la mascota, la médica y los medicamentos tal como están en ese momento — igual que una hoja de talonario de papel. Desde el detalle puedes Imprimir / PDF la receta con el membrete de tu clínica, el folio SENASICA, la CPA y la firma: si la médica de la receta subió la suya en Mi perfil, sale su rúbrica con su leyenda; si no, la configurada en Configuración → Identidad. El nombre y la cédula siempre son los que quedaron congelados en el folio.

La receta ampara la venta (y le pone el lote a la bitácora)

Al cobrar en el POS un medicamento Grupo I con la mascota ligada, si esa mascota tiene una receta cuantificada emitida en los últimos 90 días que incluya ese medicamento, la entrada de la bitácora hereda el folio SITPV y el lote recetado — sin capturar nada extra. El POS te avisa (sin bloquearte) cuando el carrito lleva un Grupo I sin mascota o, si tu rol puede ver el expediente, sin receta vigente — con un atajo para emitirla ahí mismo.

El amparo se agota: una receta de 2 piezas ampara 2 piezas, no todas las ventas de los siguientes 90 días. Si vendes más de lo recetado, la bitácora parte la salida en dos renglones — lo que el folio ampara y el excedente sin folio — y el POS te lo advierte antes de cobrar (“la receta ampara 2 y llevas 3”). En la pantalla de la receta ves cuánto se ha surtido de cada medicamento y cuánto sigue amparando.

Exigir receta y lote (opcional, por clínica). En Recetas controladas → Venta de controlados en el POS el administrador puede encender Exigir receta cuantificada y lote para vender un Grupo I. Viene apagado: el POS solo avisa, como siempre. Encendido, el POS no cobra un Grupo I si la mascota no tiene una receta que lo ampare (o ya se surtió) ni si en la sucursal no hay un lote registrado con piezas suficientes; el aviso del carrito lo dice antes de cobrar.

Las mermas y ajustes de productos con lote ahora piden el lote (opcional) en el formulario de ajuste de inventario, y la bitácora lo hereda: la merma de un controlado se declara por lote en el SITPV. Las entradas por factura ya lo heredan solas del lote capturado en la revisión.

Cancelar una receta

Si te equivocaste, cancela la receta desde la lista o su detalle anotando el motivo. El folio no se reusa — queda declarado como cancelado, que es exactamente lo que el reporte mensual del SITPV espera.

Si ese folio ya surtió producto en el mostrador, el sistema te lo avisa antes de cancelar, igual desde la lista que desde el detalle, con lo que salió de cada medicamento. No te impide cancelar: esas salidas ya ocurrieron y siguen en la bitácora aunque canceles el folio.

6. El reporte mensual del SITPV

Cada mes, entre el día 1 y el 5, la médica transcribe al SITPV lo que pasó con los controlados el mes anterior. Para eso está el Reporte mensual SITPV (en Informes → SENASICA por grupo → Reporte mensual SITPV), que junta en una sola hoja lo que el portal pide:

A. Folios de recetas cuantificadas: el estado del talonario al corte (usados y disponibles) y cada folio del mes — emitidos con paciente, medicamentos y cantidades, y cancelados con su motivo.
B. Movimientos de productos Grupo I: por producto, las entradas, salidas por venta, uso interno, mermas, ajustes y devoluciones del mes según la bitácora foliada, con los lotes capturados y el contenido por unidad (para calcular los volúmenes que pide el SITPV).

Elige el mes (por defecto sale el anterior, que es el que toca transcribir), revisa y usa Imprimir / PDF o Exportar como apoyo mientras capturas en el portal. Del día 1 al 5, si el mes anterior tuvo actividad de controlados, el Dashboard te lo recuerda con un aviso que abre el reporte directo.

7. Recetas del expediente y controlados

Las recetas del expediente cubren los medicamentos de receta. Ten en cuenta una regla especial de la teleconsulta: una receta emitida desde una videollamada exige el consentimiento firmado por el dueño y agrega automáticamente la leyenda “Receta emitida por teleconsulta… sin exploración física presencial… No incluye medicamentos controlados”. Es decir, no se recetan controlados a distancia.