Preguntas frecuentes — Clínica

Respuestas cortas a lo que más se pregunta el personal de la clínica. Si no encuentras lo tuyo, usa el buscador (Ctrl + K) o revisa Solución de problemas.

Acceso y cuenta

Es mi primer día, ¿cómo entro? El administrador de tu clínica te da de alta y recibes un correo de invitación con un enlace para crear tu contraseña. Sigue Iniciar sesión y activar tu cuenta.

Olvidé mi contraseña. En la pantalla de inicio usa ¿Olvidaste tu contraseña? y te llegará un enlace por correo.

Quiero cambiar mi contraseña (o subir mi firma para las recetas). Haz clic en tu nombre, arriba a la derecha, y elige Ver perfil. Ver Mi perfil.

No veo un módulo que sí usa mi compañero. Cada persona ve solo lo que su rol permite. Si necesitas acceso a algo, pídeselo al administrador. Ver Roles.

¿Por qué no aparece un módulo aunque mi rol debería tenerlo? Además del rol, cuenta el plan de la clínica. El plan (Esencial o Pro) decide qué módulos existen para toda la clínica; el rol solo decide qué puede tocar cada persona dentro de lo que el plan incluye. Módulos como Recuperación, Membresías, Consumos, Promociones y Pedidos son de Pro: si tu clínica está en Esencial, no aparecen para nadie, sin importar el rol. Informes sí está en ambos planes; lo que Esencial no incluye son los reportes financieros (una función Pro), mientras que el informe y la bitácora SENASICA siguen disponibles. Ver Planes Esencial vs Pro.

Día a día

¿Dónde agendo una cita? En Agenda. Puedes verla por día, semana o mes y crear la cita ahí mismo. Ver Agenda y citas.

¿Cómo cobro? En el Punto de Venta (POS): busca productos, servicios o paquetes, registra el pago y genera el comprobante. Ver Punto de Venta.

¿Cuál es la diferencia entre cotización y venta? Una cotización es un presupuesto: no descuenta inventario. Solo al convertirla en venta se descuenta el stock. Ver Cotizaciones.

Me equivoqué en una venta, ¿la puedo borrar? Solo si no tiene pagos. Una venta sin cobros se puede eliminar: el inventario se devuelve y queda registro en auditoría. Si la venta ya se cobró o tiene abonos, no se borra; usa Cancelar venta, que conserva el registro para cortes e informes, revierte el inventario y registra la devolución. Si la venta tiene un CFDI timbrado, primero cancela la factura desde Facturación SAT; después podrás cancelar la venta. Ver Ventas y Cancelaciones.

¿Cómo sé qué productos tengo que resurtir? En Inventario → Productos faltantes: el sistema te sugiere cuánto pedir y puedes crear una orden de compra. Ver Inventario.

Facturación

¿Cómo emito una factura? Desde el detalle de la venta, no desde una pantalla de configuración. Ver Emitir un CFDI.

¿Necesito contratar Facturama (o algún PAC) para facturar? No. El servicio de timbrado lo pone PixelVet. Tu clínica solo captura sus datos del SAT, carga su CSD y elige el modo (pruebas o producción); el sello se registra solo al cargar el CSD. Ver Cómo funciona tu facturación (el PAC).

¿La facturación está incluida en mi plan? El módulo de facturación viene desde el plan Esencial, pero timbrar CFDI en producción es un complemento aparte para clínicas de México con plan en pesos: $1,500 MXN al año más $1 MXN por cada CFDI (folios prepagados de 100, 500 o 1,000), IVA incluido, pagado por Mercado Pago desde Configuración → Mi plan y complementos. En modo de pruebas no se cobra nada. Sin folios o con la anualidad vencida solo se pausan las facturas a clientes; complementos de pago, notas de crédito y factura global siguen saliendo. Ver Contratar la facturación electrónica.

¿Qué es el modo de pruebas (sandbox)? Un modo para facturar sin validez fiscal y ensayar todo el flujo. Empieza siempre ahí antes de pasar a producción. Se elige en Configuración SAT → Emisor, campo Modo. Ver Cómo funciona tu facturación (el PAC).

¿Puedo cambiar el RFC de mi clínica? Una vez que tu sello está registrado ante el PAC, el RFC queda fijado por el sello y no se edita desde la pantalla. Escríbenos a soporte: se retira el sello anterior, se fija el RFC nuevo y después cargas el CSD de ese RFC.

El cliente quiere factura pero no tengo sus datos fiscales. Captúralos en la ficha del cliente (pestaña fiscal) o pídele que los registre desde su app. Ver Clientes.

Recordatorios y WhatsApp

¿Los recordatorios de cita se mandan solos? Por WhatsApp (Configuración → Integraciones) se envían y la agenda registra si el cliente confirma o cancela. Por correo (Configuración → Correo y notificaciones → Recordatorios automáticos) se envía un aviso 24 h antes sin respuesta del cliente. Ver Confirmaciones automáticas. La excepción son las citas «Preventivos — nombre de la mascota» que agenda el sistema: esas no mandan su recordatorio solas y lo mandas tú desde la cita. Ver Citas de preventivos. Tampoco sale solo (ni por WhatsApp ni por correo) para un cliente que apagó Enviar recordatorios en su ficha o en su app: la cita muestra Sin recordatorio automático y tú decides si se lo mandas a mano.

¿Puedo responder el WhatsApp de la clínica desde el sistema? Sí, en el módulo Mensajes: la bandeja muestra las conversaciones y el contexto del cliente (mascotas y citas). Ver Mensajes (WhatsApp).

¿Cómo anoto algo en el calendario sin que sea una cita? Con un recordatorio del equipo (“Verónica no viene”): se ve en la agenda con un 📌 y no envía mensajes a nadie. Ver Recordatorios del equipo.

Funciones Pro (IA y avanzadas)

Las siguientes funciones son del plan Pro. Si tu clínica está en Esencial, no aparecen; tu administrador puede subir de plan. Ver Planes Esencial vs Pro.

¿Qué es la bandeja de Recuperación de ingresos? Es una lista de mascotas que toca vacunar, desparasitar o recomprar alimento (según reglas), para que no se pierda ese ingreso. Desde ahí contactas al cliente por WhatsApp con un clic. Por defecto lo envías tú; si en Identidad activas el envío automático, los avisos de vacunas/desparasitaciones por vencer salen solos. Puedes filtrar por Por contactar, Contactadas y Respondieron, y descartar las que no apliquen. Ver Recuperación de ingresos.

¿Puedo dictar la consulta? (Escriba) Sí. Con el Escriba grabas el dictado (o subes un audio) al terminar la consulta; la IA lo transcribe y ordena lo dicho en los campos del expediente (motivo, historia, examen, diagnóstico, tratamiento, recomendaciones). Es solo un borrador: decides campo por campo qué insertar y nada se guarda sin tu revisión. Ver Escriba: dictar la consulta.

¿Qué son las sugerencias de cobro en el POS/expediente? (Captura de cobros IA) La IA lee la consulta (SOAP) y sugiere los ítems que se deberían cobrar; nunca cobra sola. El informe Captura de cobros (IA) te muestra cuánto de lo sugerido se cobró y cuánto se “iba” (la fuga). Ver Captura de cobros (IA).

¿Cómo hago una teleconsulta con video? Crea la cita con modalidad Teleconsulta (es del plan Pro y no hay que pedirla a Soporte; la videollamada es una sala de Google Meet o el enlace que pegues en la cita). En el detalle de la cita aparece el botón Entrar a la videollamada, y el sistema lleva el consentimiento de la teleconsulta (pendiente de firma / firmado). Ver Teleconsulta.

¿Puedo ver estudios DICOM? Por ahora PixelVet no ofrece un visor DICOM. Sube el estudio como PDF o imágenes (rayos X, ultrasonido; varias tomas por estudio) o pega el enlace al portal del laboratorio o del visor de imágenes que ya uses. Ver Estudios.

Comisiones, cumplimiento y viajes

¿Cómo hago para que un usuario genere comisiones y dónde veo el informe? Tiene que atender como médico: rol Veterinaria/o, o Admin de clínica con También atiende como veterinaria/o. Luego, en Comisiones → Configuración, abre a esa persona y guarda el esquema en Activo. El informe está en Comisiones → Reporte por médico. Ver Comisiones a médicos.

¿Cuánto le debo a cada médico y cómo le pago? En Comisiones → Resumen: por médico, lo que generó en el mes, lo que le debes hoy y lo que le pagaste. Pagar registra el pago de todo lo que se le debe en un solo paso. Ver Comisiones a médicos.

¿El reporte de comisiones está en Informes? El informe vive en Comisiones → Reporte por médico; en Informes hay un atajo (tarjeta Comisiones por médico) para quien tiene el permiso. El resumen del mes, el pendiente de corte y los cortes están en el módulo Comisiones.

¿Qué es Cumplimiento? El checklist de permisos, licencias y certificaciones de la clínica (SAT, SENASICA, municipio y el resto). Abres cada fila, anotas estado, folio, vencimiento y el PDF. La bitácora de medicamentos controlados sigue en Informes. Ver Cumplimiento.

¿Dónde llevo un trámite de viaje con mascota? En Viajes (menú Operación): Solicitudes para capturar lo que llegó, Trámites para el cronograma y el resumen al cliente, Destinos y Aerolíneas para consultar las reglas. El menú solo aparece si PixelVet habilitó el módulo en tu clínica. Ver Trámites de viaje.

No veo Comisiones o Viajes. Comisiones lo abre el permiso Ver comisiones de médicos (por defecto, el Admin de clínica y el Gerente), en Esencial y en Pro. Viajes es un módulo exclusivo: no lo trae ningún plan y solo se muestra si PixelVet lo habilitó para tu clínica, en México. Ver Planes Esencial vs Pro.