Facturas de proveedor (CFDIs recibidos)

Las facturas de proveedor son los CFDI que te emiten a ti cuando le compras a un proveedor. Este módulo sirve para conciliar cada una: revisar sus conceptos, vincularlos a tus productos o servicios y, con eso, alimentar el inventario y generar la cuenta por pagar (CxP) correspondiente. Es la contraparte de las facturas que tú emites a tus clientes.

Nota

Para trabajar con facturas recibidas necesitas el permiso Órdenes de compra y proveedores (inv.po). Si no lo tienes, pídeselo a tu administrador.

Cómo llegar

Menú lateral → Compras → Facturas recibidas.

Las facturas llegan a este módulo de tres formas:

• A mano, subiendo tú el XML (o un ZIP con varios), con el botón Subir facturas.
• Por la descarga masiva del SAT, que trae automáticamente los CFDI que te emitieron.
• Por el correo (Gmail) conectado, del que se leen las facturas que te mandan tus proveedores.

Las que llegan solas quedan como Pendientes por revisar hasta que las concilies. Desde Integraciones → Gmail, Ver facturas pendientes abre esta misma lista ya filtrada.

Subir facturas

Pulsa Subir facturas y arrastra tus archivos a la zona de carga (o haz clic para elegirlos). Acepta XML sueltos o ZIP con varios CFDI dentro, hasta 50 XMLs por carga.

El comportamiento depende de cuántos archivos subas:

• Un solo XML → se abre la vista de revisión de inmediato, para que lo concilies en el momento.
• Varios archivos o cualquier ZIP → se guardan en lote como Pendientes por revisar, sin tocar inventario ni cuentas por pagar todavía. Al terminar verás un resumen con las guardadas, las duplicadas (mismo folio fiscal, se ignoran) y las que dieron error.

Nota

El sistema descarta automáticamente los duplicados: si un CFDI ya existe (mismo folio fiscal), no se vuelve a cargar. En el resumen cada renglón se identifica por su número de factura (el que trae impreso), con la referencia interna FP-… debajo.

Revisar y conciliar una factura

Desde la lista, abre una factura pendiente con Revisar. Aquí decides qué proveedor y qué producto/servicio corresponde a cada partida antes de conciliarla.

Proveedor

Si el RFC del emisor coincide con un proveedor que ya tienes, el sistema lo empareja solo. Si no, puedes elegir uno existente o crear uno nuevo en el momento. Si el XML trae un RFC o nombre distinto al del proveedor guardado, el sistema te avisa y te deja actualizar esos datos con un clic para no duplicar proveedores.

También confirmas la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar. Se propone automáticamente como fecha de la factura + días de crédito del proveedor, pero puedes cambiarla si acordaron otro plazo.

Conceptos: vincular a producto o servicio

Cada partida del CFDI la vinculas a algo de tu catálogo:

• A un producto (inventariable): defines el factor de empaque — cuántas unidades de venta trae cada unidad facturada. Por ejemplo, si compras 1 bote que trae 60 tabletas, el factor es 60; al conciliar se suman cantidad × factor al stock. Si el producto tiene presentaciones, debajo del factor aparecen como atajo (Caja de 10 (×10)): tócala y el factor queda puesto. Puedes marcar Actualizar precio costo para dejar el costo del producto con el de esta factura (sin IVA), y también ajustar el precio de venta desde ahí. Si la partida llegó en varios lotes (por ejemplo 10 piezas: 6 de un lote y 4 de otro), captura el lote principal y pulsa + Otro lote en esta partida para cada lote adicional con sus piezas; el principal se queda con el resto. Si cancelas la factura, se descuenta exactamente lo que entró a cada lote.
• A un servicio: no afecta inventario. Solo se guarda la vinculación y se completan los datos SAT del servicio.
• Sin vincular: para gastos que no son inventariables (fletes, comisiones, honorarios).

El sistema recuerda tus vinculaciones

La primera vez que vinculas una partida de un proveedor a un producto o servicio, el sistema guarda ese mapeo. La próxima factura del mismo proveedor con esa misma clave llega pre-vinculada (marcada como Auto-vinculado): solo revisa el factor de empaque y concilia.

Si te falta un producto en el catálogo, puedes crearlo al vuelo desde la propia partida con + Crear Nuevo Producto y queda vinculado de inmediato.

Facturas en dólares o euros

Si la factura viene en USD o EUR, elige la moneda y captura el tipo de cambio (pesos por cada unidad de la moneda extranjera). Con eso, tanto la cuenta por pagar como el costo de inventario se registran convertidos a pesos (MXN). Las facturas en MXN no piden tipo de cambio.

Al conciliar

Cuando guardas la revisión, el sistema:

• Marca la factura como Conciliada.
• Aplica el inventario de los conceptos vinculados a productos (entrada de stock, actualización de costo/precio si lo indicaste).
• Crea la cuenta por pagar con el total (en MXN) y la fecha de vencimiento que confirmaste.

Ver el PDF y el XML de una factura

En el detalle de la compra (abre la factura desde la lista) tienes el documento original a la mano:

• Ver PDF — abre en otra pestaña el PDF del proveedor, si el sistema lo tiene guardado.
• Subir PDF — si la factura no tiene PDF, este botón aparece en su lugar y te deja adjuntarlo. Cuando el PDF trae impreso el folio fiscal, el sistema verifica que corresponda a esta factura antes de guardarlo; un escaneo sin texto legible se adjunta tal cual, así que revisa que sea el correcto.
• Descargar XML — en la sección Datos fiscales, descarga el CFDI original (XML), útil para tu contador.

Consejo

El PDF también se puede subir durante la revisión de la factura. Ahí, además, el sistema intenta leer el lote y la caducidad impresos para pre-llenar cada partida. Hoy reconoce los formatos de PET-LAND GRUPAC / Imp. Farmacéutica Vet., PADISA y La Vaquita; con otro proveedor el PDF se aparea igual, pero el lote y la caducidad los capturas tú. Si una partida viene en varios lotes, los adicionales aparecen ya como otro lote con su caducidad; cuando el PDF no dice cuántas piezas son de cada uno, el sistema propone un reparto y te pide confirmarlo (o corregirlo) antes de guardar.

Los PDF que llegan por correo junto a su XML (el caso típico) ahora se aparean solos: el sistema procesa primero los XML —que crean la factura— y después los PDF. Si un PDF llega antes que su XML, súbelo a mano cuando la factura exista.

Si el PDF llega después de conciliar

Si la factura ya estaba conciliada cuando llegó su PDF (por ejemplo, la bajaste del SAT, la conciliaste y el PDF llegó días después por correo), el sistema pasa solo las piezas que entraron sin lote al lote y la caducidad del PDF. La existencia no cambia y los lotes que ya tenías de otras compras no se tocan: solo se etiquetan las piezas de esa compra que seguían sin lote.

Quedan como Lote por confirmar (lo verás en la ficha de la compra, con el botón Confirmar lote ya prellenado con lo que trae el PDF):

• los medicamentos controlados (Grupo I), porque la corrección se asienta en el libro de SENASICA y la confirma una persona;
• las partidas con varios lotes cuando el PDF no dice cuántas piezas son de cada uno (o no suman lo facturado): el sistema no reparte a ciegas;
• las partidas de las que ya se vendió algo sin lote: se etiqueta lo que queda y el resto se confirma.

Estados de una factura

En la lista, cada factura tiene un estado:

• Pendiente por revisar: llegó pero aún no la concilias. No ha tocado inventario ni cuentas por pagar.
• Conciliada: ya la revisaste; su inventario se aplicó y su cuenta por pagar existe. Ojo: una factura que pasaste con Marcar pagadas también queda Conciliada, pero sin inventario aplicado (ver abajo).
• Cancelada: el CFDI fue anulado; se conserva el registro pero ya no es deuda.

Vincular conceptos pendientes

Una factura puede quedar conciliada pero con partidas sin vincular (por ejemplo, si dejaste algún concepto para después). En ese caso, desde su detalle o desde la acción Vincular de la lista puedes completar solo los conceptos faltantes. Los ya conciliados quedan bloqueados, para no duplicar inventario ni costos.

También aparecen ahí las partidas vinculadas que nunca dieron entrada al inventario (el producto no llevaba control de existencias al conciliar, o la factura se pasó con Marcar pagadas). Cada una trae la casilla Dar entrada ahora, apagada: márcala solo si esa mercancía de verdad no entró. Si ya la ajustaste a mano en el inventario, déjala apagada o la duplicarías.

Si vinculaste una partida al producto equivocado

En el detalle de la compra, el botón Desvincular de esa partida saca del inventario de ese producto las piezas que entraron con ella (y de su lote), y el sistema olvida esa vinculación para las próximas facturas del proveedor. La partida queda pendiente, con su lote, para que la vincules al producto correcto.

• Si ya se vendió parte de esas piezas, solo se puede desvincular con Permitir venta sin stock encendido (Inventario → Movimientos): la existencia puede quedar en negativo y el sistema te lo avisa. Si está apagado, primero ajusta el inventario.
• El costo que esa partida le puso al producto no se regresa solo: revísalo en la ficha del producto.

Corregir el lote de una factura ya conciliada

Si al conciliar se capturó mal el lote o la caducidad de una partida, ábrela desde el detalle de la compra: en Conceptos y productos vinculados, el botón Corregir lote de esa partida.

• Escribe el lote correcto y, si cambió, la caducidad. Deja Piezas a mover vacío para mover todo lo que queda del lote anterior.
• La existencia no cambia: las piezas solo pasan del lote anterior al nuevo. Lo que ya se vendió con el lote anterior no se mueve, así que el tope es lo que queda de él en la sucursal.
• Si el lote es el mismo y solo corriges la caducidad, se actualiza la fecha.
• En medicamentos controlados (Grupo I) el libro de SENASICA registra la corrección: una salida por ajuste del lote anterior y una entrada del nuevo, por la misma cantidad.

Cancelar o eliminar una factura

Desde el detalle de la factura tienes dos acciones distintas:

• Cancelar factura: para un CFDI que el proveedor anuló ante el SAT. Conserva el registro como Cancelada, deja su cuenta por pagar en saldo 0 (ya no es deuda) y revierte el inventario que se había aplicado.
• Eliminar factura: la borra por completo junto con su cuenta por pagar, revirtiendo el inventario. Úsalo solo para cargas por error.

Con pagos registrados no se puede

Si la cuenta por pagar ya tiene pagos registrados, no podrás cancelar ni eliminar la factura. Primero elimina el pago desde la cuenta por pagar.

Buscar y filtrar el listado

El buscador filtra por proveedor, producto, número de factura o folio fiscal (UUID). Con los filtros avanzados puedes acotar por estado, estado de pago (por pagar, parcial, pagada, vencida, sin cuenta por pagar), tipo de comprobante, categoría del proveedor, método de pago (PUE / PPD), complemento (PPD con o sin REP), uso de CFDI, retención y rango de fechas de emisión.

Buscar un producto: quién te lo vendió y si entró al inventario

Escribe el nombre del producto (o una parte) en el buscador. Aparecen las facturas que lo traen, en cualquier estado y de la más reciente a la más vieja, con el proveedor que te lo vendió. Debajo del número de factura ves la partida que coincidió: cómo la escribió el proveedor, cuántas piezas trae y qué pasó con ella en tu inventario.

• El buscador lee cómo viene escrito el producto en la factura, la clave del proveedor y, si la partida ya está vinculada, el nombre, SKU o código de barras de tu producto.
• Puedes escribir varias palabras en cualquier orden: bravecto 40 encuentra «BRAVECTO 3M 20 - 40KL AZUL».
• Si una factura trae más de tres partidas que coinciden, ves las tres primeras y cuántas más hay; abre la factura para verlas todas.

Lo que dice cada partida:

Etiqueta	Qué significa	Qué hacer
Entró al inventario	La mercancía ya sumó a tus existencias.	Nada.
Sin vincular	La factura se concilió, pero esa partida no se ligó a un producto, así que no entró al inventario.	Vincular, en la columna Acciones.
Sin entrada	Está ligada a tu producto, pero no entró al inventario (el producto no llevaba control de existencias al conciliar, o la factura se pasó con Marcar pagadas).	Dar entrada, solo si esa mercancía de verdad no está en tu inventario.
Sin revisar	La factura sigue pendiente por revisar: nada de ella ha entrado.	Revisar.
Ya contada	Se vinculó sin entrada a propósito, porque ya estaba en un conteo físico posterior a la factura.	Nada.
Servicio, Nota de crédito, Traslado o Factura cancelada	No llevan inventario (o lo que entró ya se revirtió).	Nada.

Las acciones son las de la factura completa: Vincular y Dar entrada abren la revisión con las partidas pendientes (ver Vincular conceptos pendientes).

Al buscar se ven todas

Sin búsqueda, la lista abre en Pendientes por revisar. En cuanto escribes algo en el buscador ves todas las facturas, también las conciliadas y las canceladas. Si eliges un estado en los filtros, se respeta; y si lo que buscas está en otro, arriba de la tabla verás Hay N facturas más con «…» fuera de «…»: pulsa Ver todas.

Puedes seleccionar varias facturas con las casillas y eliminarlas en lote; las que tengan pagos registrados se omiten y se te reportan.

Con las casillas también está Marcar pagadas: sirve para facturas viejas que ya pagaste fuera del sistema (por ejemplo, gastos sin mercancía). Cada una queda Conciliada con su cuenta por pagar saldada, pero no se vinculan conceptos ni se aplica inventario. Si la factura trae mercancía que debe entrar al almacén, concíliala normal en lugar de marcarla pagada.

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