Compras y facturas de proveedor

Cuando le compras a un proveedor, te entrega una factura electrónica (un archivo XML que es el CFDI). Aquí subes esos archivos, revisas cada uno para vincular sus productos a tu catálogo, y das seguimiento a lo que le debes a cada proveedor. Lo usa quien recibe mercancía y quien lleva los pagos a proveedores. Compras está disponible solo para clínicas de México.

Cómo llegar

En el menú lateral, abre el grupo Compras. El módulo tiene tres superficies, y arriba de cada una encuentras las mismas pestañas para saltar entre ellas:

Por pagar: lo que aún le debes a tus proveedores. Es la pantalla con la que se trabaja a diario.
Facturas recibidas: el listado de CFDIs que subiste, para revisarlos y vincularlos con tu inventario.
Pagos y complementos: los complementos de pago (REP) que te mandan tus proveedores.

Subir una factura

En la pestaña Facturas recibidas, pulsa Subir facturas.
Arrastra el archivo a la zona de carga, o haz clic para buscarlo en tu equipo. Se aceptan XML sueltos, ZIP con varios CFDI (hasta 50 por carga) y PDF del proveedor. El PDF se aparea por el folio fiscal (UUID) con su XML y, si lo trae impreso, prellena lote y caducidad de cada partida (puedes corregirlos al revisar).
Si subes un solo XML, el sistema lo analiza y te lleva directo a la pantalla de revisión.
Si subes varios archivos o un ZIP, se guardan en bloque como pendientes y verás un resumen con cuántas se guardaron, cuántas estaban duplicadas (se ignoran) y cuántas tuvieron error.

Revisar y vincular productos

Una factura pendiente todavía no afecta tu inventario ni genera deuda. Para eso hay que revisarla. Pulsa Revisar en la fila de la factura (o entra a su detalle y usa Continuar revisión).

El proveedor

El sistema intenta emparejar la factura con un proveedor existente usando el RFC del emisor.

Si lo encuentra, lo muestra ya seleccionado. Puedes cambiarlo.
Si no existe, captura el nombre, categoría y días de crédito para crear uno nuevo en ese momento.
La fecha de vencimiento se calcula sola: fecha de la factura más los días de crédito del proveedor. Puedes editarla si acordaron otra cosa.

Los conceptos (partidas)

Cada renglón de la factura es un concepto. Por cada uno eliges a qué producto o servicio de tu catálogo corresponde:

En Vincular a producto o servicio, busca el artículo de tu inventario que coincide. Si no existe aún, usa + Crear Nuevo Producto para darlo de alta sin salir de la pantalla.
Déjalo sin vincular si es un gasto no inventariable (fletes, comisiones, honorarios).
Para un producto, define el factor de empaque: cuántas unidades de venta vienen en cada unidad facturada. Por ejemplo, si compras un bote con 60 tabletas, el factor es 60. Al guardar entrarán al stock cantidad × factor.
Opcional: escribe una descripción de empaque (etiqueta como “Bote 60 tab”, solo informativa).

El panel de cada producto te muestra el costo neto por unidad y lo compara con el costo actual del producto. Ahí puedes:

Marcar Actualizar precio costo para guardar el costo nuevo en el producto.
Ajustar el precio de venta (te muestra la utilidad resultante, sobre costo y sobre venta).
Activar o desactivar Aplicar entrada al inventario.
Capturar lote y caducidad de la partida (vienen prellenados si subiste el PDF del proveedor).

Al marcar Empezar a descontar, el sistema pide el stock contado hoy (con la mercancía de esta factura ya acomodada) y te dice cuántas piezas se vendieron sin descontar desde la fecha de la factura, con un atajo Usar N que propone lo que debería quedar. El producto arranca en lo contado; la existencia vieja no cuenta y lo vendido antes sale en el kardex como «Vendido antes de activar». Si no puedes contar, marca Activar sin contar (arranca en 0 más esta factura y queda marcado hasta su primer conteo físico).

Antes de guardar, la sección Inventario resume cuántas partidas entrarán y cuáles no (y por qué). Si alguna no entra porque su producto no controla inventario, puedes Activar y contar desde ahí o marcar que lo entiendes; sin eso, Guardar dice qué falta.

Si el producto se contó después de la fecha de la factura, verás Contado después de la factura con la opción Ya está contada: vincular sin entrada para no sumar dos veces (solo en productos que descuentan stock: uno que se vende libre no tiene conteo que respetar). Con esa casilla marcada, la partida deja de mostrar cuánto entraría. Debajo del Factor de empaque aparecen avisos (no bloqueos) cuando difiere del último aplicado, cuando la descripción dice otra cantidad, cuando entran más de 100 piezas, cuando el costo por unidad queda ridículo o cuando la factura viene por caja con factor 1. Una bonificación (a $0.01) vinculada al mismo producto hereda el factor de su partida hermana y lo sigue si lo corriges (también si lo bajas a 1); si escribes tú el factor de la bonificación, se respeta. Si el producto viene en dos presentaciones con factores distintos, la bonificación no adivina: revisa su factor. Nunca reescribe el factor que el proveedor ya tiene guardado. Las partidas que venían vinculadas por el proveedor al subir el XML llevan Vinculado por el proveedor · factor N.

Por qué la utilidad se calcula contra el costo con IVA

Tu precio de venta ya lleva el IVA dentro (es lo que paga el cliente en el mostrador), así que para que la comparación sea justa la utilidad se calcula contra el costo con IVA, no contra el neto. Pasa el cursor sobre el porcentaje y el sistema te dice con qué cifras lo sacó.

El precio costo que se guarda en el producto sigue siendo el neto, sin IVA. No es un descuido: ese IVA se lo acreditas al SAT, así que no es un costo real de la clínica, y si se guardara con IVA tus informes de utilidad saldrían más bajos de lo que en realidad ganas.

Al terminar, pulsa Guardar. La factura pasa a Conciliada: se genera su cuenta por pagar y se suma lo recibido al inventario solo en los productos que descuentan stock (o que activaste con «Empezar a descontar» en la revisión). El aviso de guardado dice cuántas partidas entraron y cuáles no; la ficha de la compra muestra Inventario: aplicado N de M.

En la lista de Facturas recibidas, la columna Subida dice cuánto lleva cada factura en el sistema y se pone en rojo desde los 2 días si sigue pendiente: mientras no se concilie, su mercancía no entra y se sigue vendiendo en negativo. Las facturas que llegan solas (descarga del SAT, correo) también avisan en la campanita. Una factura conciliada con partidas vinculadas que no entraron muestra la acción Dar entrada; Marcar pagadas avisa cuántas partidas con producto quedarán sin entrar.

Por pagar y pagos

Al revisar una factura queda registrada la deuda con ese proveedor: su total, su saldo y su fecha de vencimiento.

En Por pagar ves el saldo total que debes, cuántas cuentas siguen abiertas y cuántas están vencidas. Los chips de arriba de la tabla acotan la lista: Todas las abiertas, Vencidas, Próximas a vencer, Pagos parciales, Pagadas o Todas.

Para registrar un pago:

Pulsa Registrar pago en la fila (o ábrela y usa el mismo botón en la ficha).
El monto llega pre-cargado con el saldo completo. Si le pagaste menos, escribe el monto real: se convierte en un pago parcial.
Captura fecha, forma de pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta u otro), referencia y notas si aplican.
Antes de confirmar, la ventana te muestra el saldo resultante. Guarda: cuando el saldo llega a cero, la compra queda Pagada.

Cada pago queda en Pagos registrados dentro de la ficha y puedes eliminarlo si te equivocaste (el saldo vuelve a subir).

Notas de crédito del proveedor

A veces el proveedor te manda una nota de crédito: un CFDI tipo E (egreso) que rebaja lo que le debes de una factura que ya te había emitido. No es una factura nueva por pagar y no mete ni saca mercancía del inventario.

Súbela igual que cualquier XML, en Facturas recibidas.
Revísala y concíliala. El sistema lee la factura a la que está ligada (el folio fiscal que viene en el XML) y resta el importe de la nota del saldo de esa factura.
En la ficha de la factura original ves la nota, el total bruto y el saldo neto (lo que queda después de las notas). El saldo por pagar es ese neto menos los pagos que ya registraste.

Si la nota llega antes de que hayas conciliado la factura original, el abono espera a que esa factura quede conciliada. Una nota de crédito no se marca como pagada: no hay nada que pagar.

Complementos de pago (REP)

Cuando una factura es de pago PPD (en parcialidades o diferido), el proveedor debe enviarte después un complemento de pago (un CFDI tipo P) que comprueba cada abono.

Entra a Pagos y complementos (pestaña del módulo Compras).
Pulsa Subir complementos y carga el XML o ZIP que te mandó el proveedor.
Si el sistema encuentra la factura original, aplica el pago al saldo automáticamente y el complemento queda Aplicado.
Si no encuentra la factura aún, queda Pendiente o Sin deuda registrada para revisión.

En la lista verás el estado de cada complemento y a qué factura se aplicó. En la ficha de la compra, un complemento aplicado aparece como Pago acreditado por el proveedor debajo de los pagos registrados.

Para borrar una factura con pagos registrados, primero elimina el pago. Las facturas se pueden cancelar (se conservan, su deuda se anula y el inventario aplicado se revierte) o eliminar, pero no si ya tienen pagos.

Qué se revierte al cancelar, eliminar o desvincular

La mercancía entra a la sucursal de recepción de la factura, aunque la revises desde otra sucursal, y al cancelarla o eliminarla sale de esa misma sucursal y del producto que de verdad la recibió.
Nunca se revierte dos veces: si dos personas cancelan y eliminan a la vez, o una partida ya se desvinculó, el sistema solo regresa lo que la factura todavía tiene en el inventario.
Si una partida dice que entró a un producto que nunca recibió esa mercancía (se cambió el producto sin mover las piezas), cancelar o eliminar se detiene con un aviso. Desvincula esa partida primero (no mueve piezas) y vuelve a intentarlo; revisa en Inventario > Movimientos a qué producto entró.
Desvincular una partida de la que ya se vendió parte: si tu clínica vende sin stock, sale todo lo que entró aunque la existencia quede en negativo y el sistema te lo avisa; si no, primero corrige la existencia con un ajuste.
Corregir lote te muestra cuántas piezas puedes mover: lo de esta partida que sigue en el lote anterior (el mismo lote puede venir en varias facturas), o lo que todavía no tiene lote.
Si entra con lote una compra de un producto que ya vendiste en negativo, el lote recibe solo las piezas que de verdad quedan en el anaquel.