Compras y facturas de proveedor

Cuando le compras a un proveedor, te entrega una factura electrónica (un archivo XML que es el CFDI). Aquí subes esos archivos, revisas cada uno para vincular sus productos a tu catálogo, y das seguimiento a lo que le debes a cada proveedor. Lo usa quien recibe mercancía y quien lleva los pagos a proveedores.

Cómo llegar

En el menú lateral, abre el grupo Compras. El módulo tiene tres superficies, y arriba de cada una encuentras las mismas pestañas para saltar entre ellas:

Por pagar: lo que aún le debes a tus proveedores. Es la pantalla con la que se trabaja a diario.
Facturas recibidas: el listado de CFDIs que subiste, para revisarlos y vincularlos con tu inventario.
Pagos y complementos: los complementos de pago (REP) que te mandan tus proveedores.

Subir una factura

En la pestaña Facturas recibidas, pulsa Subir facturas.
Arrastra el archivo a la zona de carga, o haz clic para buscarlo en tu equipo. Se aceptan archivos XML sueltos o ZIP con varios CFDI (hasta 50 por carga).
Si subes un solo XML, el sistema lo analiza y te lleva directo a la pantalla de revisión.
Si subes varios archivos o un ZIP, se guardan en bloque como pendientes y verás un resumen con cuántas se guardaron, cuántas estaban duplicadas (se ignoran) y cuántas tuvieron error.

Revisar y vincular productos

Una factura pendiente todavía no afecta tu inventario ni genera deuda. Para eso hay que revisarla. Pulsa Revisar en la fila de la factura (o entra a su detalle y usa Continuar revisión).

El proveedor

El sistema intenta emparejar la factura con un proveedor existente usando el RFC del emisor.

Si lo encuentra, lo muestra ya seleccionado. Puedes cambiarlo.
Si no existe, captura el nombre, categoría y días de crédito para crear uno nuevo en ese momento.
La fecha de vencimiento se calcula sola: fecha de la factura más los días de crédito del proveedor. Puedes editarla si acordaron otra cosa.

Los conceptos (partidas)

Cada renglón de la factura es un concepto. Por cada uno eliges a qué producto o servicio de tu catálogo corresponde:

En Vincular a producto o servicio, busca el artículo de tu inventario que coincide. Si no existe aún, usa + Crear Nuevo Producto para darlo de alta sin salir de la pantalla.
Déjalo sin vincular si es un gasto no inventariable (fletes, comisiones, honorarios).
Para un producto, define el factor de empaque: cuántas unidades de venta vienen en cada unidad facturada. Por ejemplo, si compras un bote con 60 tabletas, el factor es 60. Al guardar entrarán al stock cantidad × factor.
Opcional: escribe una descripción de empaque (etiqueta como “Bote 60 tab”, solo informativa).

El panel de cada producto te muestra el costo neto por unidad y lo compara con el costo actual del producto. Ahí puedes:

Marcar Actualizar precio costo para guardar el costo nuevo en el producto.
Ajustar el precio de venta (te muestra la utilidad resultante).
Activar o desactivar Aplicar entrada al inventario.

Al terminar, pulsa Guardar. La factura pasa a Conciliada: se suma lo recibido al inventario y se genera su cuenta por pagar.

Por pagar y pagos

Al revisar una factura queda registrada la deuda con ese proveedor: su total, su saldo y su fecha de vencimiento.

En Por pagar ves el saldo total que debes, cuántas cuentas siguen abiertas y cuántas están vencidas. Los chips de arriba de la tabla acotan la lista: Todas las abiertas, Vencidas, Próximas a vencer, Pagos parciales, Pagadas o Todas.

Para registrar un pago:

Pulsa Registrar pago en la fila (o ábrela y usa el mismo botón en la ficha).
El monto llega pre-cargado con el saldo completo. Si le pagaste menos, escribe el monto real: se convierte en un pago parcial.
Captura fecha, forma de pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta u otro), referencia y notas si aplican.
Antes de confirmar, la ventana te muestra el saldo resultante. Guarda: cuando el saldo llega a cero, la compra queda Pagada.

Cada pago queda en Pagos registrados dentro de la ficha y puedes eliminarlo si te equivocaste (el saldo vuelve a subir).

Complementos de pago (REP)

Cuando una factura es de pago PPD (en parcialidades o diferido), el proveedor debe enviarte después un complemento de pago (un CFDI tipo P) que comprueba cada abono.

Entra a Pagos y complementos (pestaña del módulo Compras).
Pulsa Subir complementos y carga el XML o ZIP que te mandó el proveedor.
Si el sistema encuentra la factura original, aplica el pago al saldo automáticamente y el complemento queda Aplicado.
Si no encuentra la factura aún, queda Pendiente o Sin deuda registrada para revisión.

En la lista verás el estado de cada complemento y a qué factura se aplicó. En la ficha de la compra, un complemento aplicado aparece como Pago acreditado por el proveedor debajo de los pagos registrados.