Usuarios y permisos

Aquí administras las cuentas de tu equipo: das de alta usuarios, les asignas un rol, les envías la invitación para que activen su cuenta, consultas qué puede hacer cada rol y, si quieres, ocultas módulos del menú lateral para un usuario concreto. Lo usa la persona que administra la clínica.

Para entrar a estas pantallas necesitas el permiso de gestionar usuarios y roles. Si tu cuenta no lo tiene, no verás el módulo Usuarios ni la tarjeta de usuarios en Configuraciones.

Cómo llegar

• Lista de usuarios: menú lateral → Usuarios, o Configuraciones → tarjeta Usuarios y permisos → Gestionar usuarios.
• Permisos por rol: desde la lista de usuarios → Permisos por rol, o Configuraciones → Usuarios y permisos → Permisos por rol.

La lista de usuarios

Arriba verás tres indicadores: Usuarios registrados, Activos e Invitaciones pendientes. La tabla muestra el nombre, correo y rol de cada persona. Puedes buscar por nombre o correo, y filtrar por rol y por estado (activo / inactivo / todos). Por defecto solo se ven los activos.

En cada fila tienes un interruptor para activar o desactivar la cuenta y un botón Enviar credenciales por correo (solo disponible si el usuario está activo). Haz clic en una fila para abrir su detalle.

Invitar a un usuario

El alta es por invitación: tú creas la cuenta y el sistema manda un correo para que la persona defina su propia contraseña. Nunca capturas tú su contraseña.

1. En la lista, pulsa Nuevo usuario.
2. Captura los datos:
   • Nombre (obligatorio).
   • Correo (obligatorio): es su usuario de acceso y el destino de la invitación.
   • Rol (ver más abajo).
   • Teléfono, Cargo y Cédula profesional (opcionales).
3. Pulsa Guardar.

El sistema envía la invitación por correo. La persona abre el enlace, define su contraseña y queda dentro del sistema.

Nota

El enlace de invitación caduca en 72 horas. El rol Super administrador solo aparece como opción si tu propia cuenta es super administrador.

flowchart LR
  A[Creas el usuario] --> B[Llega correo de invitación]
  B --> C[El usuario abre el enlace]
  C --> D[Define su contraseña]
  D --> E[Cuenta activa]

Reenviar la invitación

Si la invitación no llegó o caducó, vuelve a enviarla:

1. Desde la lista, usa Enviar credenciales por correo, o abre el usuario, pulsa Editar y usa Reenviar en la sección Reenviar invitación.
2. Confirma el envío.

Cuidado

Al reenviar se genera un enlace nuevo y el enlace anterior deja de funcionar.

Restablecer la contraseña

Desde el detalle del usuario, pulsa Editar y usa la sección Restablecer contraseña. Tienes dos opciones:

• Enviar enlace por correo (recomendado): la persona recibe un enlace de un solo uso para crear su contraseña. Ese enlace caduca en 1 hora.
• Asignar contraseña manualmente: escribes tú una contraseña (mínimo 8 caracteres) y se la compartes por un canal seguro.

Consejo

Como administrador no necesitas (ni debes) conocer la contraseña de los demás. El enlace por correo deja que cada quien defina la suya.

Desactivar una cuenta

Una cuenta inactiva no puede iniciar sesión, pero su historial y datos permanecen intactos y puedes reactivarla después.

1. Abre el usuario y pulsa Editar.
2. En la sección Desactivar cuenta, pulsa Desactivar.
3. Para confirmar, escribe el nombre exacto del usuario en el campo que aparece. El botón se habilita solo cuando el nombre coincide.

Importante

Al desactivar, la persona deja de poder entrar y sus sesiones activas se cierran al poco tiempo. Es reversible: vuelve a activarla con el interruptor de la lista o la casilla Activo del formulario.

Asignar un rol

El rol define qué puede hacer la persona. Eliges el rol al crear el usuario y puedes cambiarlo al editarlo. PixelVet OS trae seis roles, cada uno con un conjunto de permisos predefinido (su preset):

Rol	Para qué sirve
Super administrador	Acceso total, incluye varias clínicas, integraciones y usuarios. Solo otro super administrador puede asignarlo.
Administrador de clínica	Permisos comerciales y administrativos de una clínica: usuarios, configuración, reportes, catálogos, ventas, membresías y facturación.
Veterinario	Acceso clínico (expediente, certificados) y agenda. Sin acceso financiero.
Recepción	Registro de clientes y mascotas, agenda y cobros básicos.
Cajero	Punto de venta y caja. Sin acceso al expediente clínico.
Inventario	Productos, existencias, órdenes de compra y proveedores.

La matriz de permisos por rol

La pantalla Permisos por rol te deja consultar (solo lectura), módulo por módulo, qué acciones tiene permitidas cada rol.

Cuidado

Como administrador de clínica consultas la matriz, no la editas. La matriz de permisos por rol es global del sistema: una misma configuración para todo PixelVet OS, no por clínica. Por eso solo el operador de la plataforma puede modificarla. La pantalla te lo avisa con “Solo el operador de la plataforma puede editar la matriz de permisos por rol”: los interruptores se ven, pero están en solo lectura y no se guardan. Si necesitas cambiar lo que puede hacer un rol, escríbenos a soporte.

Así se lee la pantalla:

1. Arriba seleccionas el rol que quieres consultar (las tarjetas de rol).
2. Debajo aparecen los permisos agrupados por módulo. Cada permiso tiene un interruptor que muestra si está activo o no. Los módulos que verás son: Clientes y mascotas, Agenda, Punto de venta y caja, Inventario y catálogo, Membresías, Promociones, Comentarios e ideas, Recordatorios, Mensajes (WhatsApp), Recuperación de ingresos, Reportes y finanzas, Configuración del sistema y Cumplimiento.
3. Una barra superior muestra cuántos permisos tiene el rol y si Coincide con el preset o está Personalizado.

Los permisos más sensibles se marcan con un ícono de advertencia. Entre ellos hay dos que conviene conocer:

• Anonimizar datos personales (en Clientes y mascotas): permite borrar de forma irreversible los datos personales de un cliente para cumplir el derecho de cancelación de la LFPDPPP.
• Gestionar complementos de pago (en Reportes y finanzas): permite ver la bandeja, subir XML/ZIP y aplicar pagos a las facturas que recibes de tus proveedores.

Nota

El rol Super administrador siempre tiene todos los permisos y su matriz aparece como “Acceso total · no editable”.

Ocultar módulos del menú lateral

En el detalle de un usuario está la tarjeta de visibilidad del menú lateral. Sirve para limpiar el menú de esa persona: ocultar los módulos que no usa, sin tocar sus permisos.

• Los módulos aparecen agrupados igual que en el menú (Inicio, Operación, Catálogo, Negocio), cada uno con un interruptor visible / oculto.
• Tienes botones Mostrar todos y Ocultar todos, globales y por grupo.
• Guarda con la barra inferior. El cambio aplica solo a ese usuario.

Importante

Ocultar un módulo del menú no es un control de seguridad: solo cambia lo que se ve en el menú. Quien decide el acceso real es el permiso por rol. Si quieres impedir una acción, usa la matriz de permisos, no la visibilidad del menú.

Preguntas frecuentes

Invité a alguien y no le llegó el correo. Pide que revise la carpeta de spam. Si no aparece, usa Enviar credenciales por correo desde la lista: se genera un enlace nuevo (el anterior deja de servir).

¿Qué rol le doy a la persona de recepción que también cobra? Recepción cubre agenda, clientes y cobros básicos. Si solo va a cobrar y manejar caja, Cajero. Consulta la matriz de permisos para ver qué incluye cada rol y elige el que mejor le quede.

Un usuario ve módulos que no debería tocar. Revisa dos cosas: su rol (el control real de lo que puede hacer) y, si solo es estorbo visual, la visibilidad del menú en su detalle. Puedes consultar en la matriz de permisos qué acciones trae el rol.

¿Cómo doy de baja a alguien que ya no trabaja aquí? Desactiva su cuenta (Editar → Desactivar cuenta). No la elimines: su historial de ventas y registros se conserva intacto y la baja es reversible.

Relacionado

• Roles y permisos (introducción)
• Iniciar sesión
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