Configurar el emisor (RFC, régimen, CSD)

Antes de poder facturar a tus clientes, PixelVet OS necesita saber quién emite los comprobantes. En esta pantalla capturas los datos fiscales de tu clínica como emisor: tu RFC, tu régimen fiscal y los archivos del CSD (Certificado de Sello Digital), que es lo que firma cada CFDI. Suele hacerlo la persona administradora una sola vez al dar de alta la facturación.

Cómo llegar

Menú de tu usuario → Configuración → grupo Facturación y SAT → tarjeta Configuración SAT → pestaña Emisor (CFDI 4.0).

Cuando la facturación ya está activa, también puedes llegar desde el menú lateral Facturación SAT → Resumen → Configurar SAT.

En esa pestaña verás, de arriba hacia abajo: el Estado de facturación (con el indicador Sello ante el PAC), los Datos del emisor (incluido el Modo: pruebas o producción), una clave SAT genérica opcional y el CSD. No hay que capturar ninguna cuenta de PAC ni de Facturama: el servicio de timbrado lo pone PixelVet (cómo funciona).

Nota

Los datos del emisor deben coincidir exactamente con tu Constancia de Situación Fiscal del SAT. Si no coinciden, el SAT puede rechazar el timbrado.

Capturar los datos del emisor

En la sección Datos del emisor llena los campos:

1. RFC del emisor: el RFC de tu clínica (se escribe en mayúsculas). Al cargar el CSD, el sistema toma el RFC del certificado; y una vez que tu sello queda registrado ante el PAC, el campo se muestra como RFC del emisor · fijado por el sello y ya no se edita (para cambiarlo, escríbenos a soporte; ver cómo funciona tu facturación).
2. Razón social / Nombre: tu nombre o razón social tal como aparece en el SAT.
3. Régimen fiscal: elígelo de la lista oficial del SAT. La lista tiene buscador, así que puedes escribir parte del nombre o el código. Para personas físicas bajo RESICO, el código es 626.
4. Código postal de expedición: el de tu domicilio fiscal (5 dígitos). Es obligatorio: sin él no se guardan los datos del emisor, porque ninguna factura se puede timbrar sin código postal de expedición.
5. Serie de factura: la letra o texto con que numeras tus facturas (por ejemplo, A).

El campo Folio actual es informativo y lo lleva el sistema solo; no tienes que tocarlo.

En la misma sección está el selector Modo, con dos opciones: Pruebas · sin validez fiscal (para ensayar todo el flujo con un CSD de prueba del SAT) y Producción · CFDI con validez fiscal (facturas reales, con el CSD real de tu clínica). Empieza en pruebas. Al cambiar de modo, tu sello se vuelve a registrar en la cuenta del PAC de ese modo.

Cuando termines, baja al final de la pantalla y pulsa Guardar datos del emisor.

Consejo

No es obligatorio completar todo en una sola pasada. Puedes guardar los datos del emisor primero y cargar el CSD después; cada bloque se guarda por separado.

Nota

La serie y el folio son únicos por clínica y los comparten tus comprobantes nominativos: facturas de ingreso, notas de crédito y complementos de pago (REP) toman el siguiente número del mismo consecutivo. Por eso el Folio actual no vuelve a empezar cuando emites otro tipo de CFDI. La factura global es la excepción: lleva su propia serie y su propio consecutivo (abajo).

Factura global: serie y periodicidad

En la misma sección Datos del emisor hay tres campos para la factura global:

1. Serie de factura global: una serie distinta a la de tus facturas (por ejemplo, G). Las globales llevan su propio consecutivo, así que compartir la serie duplicaría el serie-folio; el sistema no te deja igualarlas. Si la dejas vacía se usa G.
2. Folio global actual: informativo, lo lleva el sistema.
3. Periodicidad de la factura global: cada cuánto emites la global —Mensual (recomendada), Semanal, Diaria o, solo con el Régimen de Incorporación Fiscal (621), Bimestral—. Decide cuántas globales emites y hasta cuándo puede facturar su recibo cada cliente. El cambio entra en vigor el día 1 del mes siguiente. Todo el detalle está en Elegir la periodicidad de tu factura global.

Clave SAT genérica y consolidación

Debajo de los datos del emisor hay una sección opcional, Clave SAT genérica, pensada para clínicas veterinarias: en vez de capturar las claves del SAT en cada producto y servicio, defines una clave de respaldo una sola vez.

Esta clave genérica solo se usa como respaldo: se aplica automáticamente, al facturar, a los productos y servicios que no tienen su propia clave SAT capturada. Los que sí tienen clave propia se facturan con la suya. Además, los ítems con IEPS siempre exigen su clave específica (es regla del SAT), así que a esos nunca se les aplica el respaldo.

La sección tiene cuatro campos:

1. Clave producto/servicio SAT: la clave del catálogo del SAT (por ejemplo, 70122000 · Salud animal). Es uno de los tres campos que el respaldo necesita para activarse.
2. Clave de unidad SAT: la unidad de medida (por ejemplo, E48 · Unidad de servicio).
3. Objeto del impuesto: indica cómo va el IVA del concepto. Para lo exento de IVA lo correcto es 02: el concepto sale con el IVA exento desglosado. 01 · No objeto del impuesto significa otra cosa (el concepto no lleva nodo de impuestos); úsalo solo si tu contador te lo indica.
4. Descripción genérica (opcional): el texto que aparece en el CFDI para los productos que no traen descripción propia.

El respaldo queda Activo solo cuando llenas los tres primeros campos (clave, unidad y objeto de impuesto); con uno o dos, la pantalla lo marca como Incompleta y no se aplica.

Consejo

Deja los campos vacíos (opción “Sin fallback”) si prefieres capturar la clave del SAT producto por producto. Sin los tres campos, el respaldo no se activa.

Consolidar conceptos

Debajo de las claves hay un interruptor, Consolidar conceptos en una sola línea. Con el interruptor activo, los productos exentos de IVA (medicamentos, insumos) se juntan en un solo renglón con la clave y la descripción genéricas, aunque tengan clave SAT propia. Los servicios conservan su nombre (el cliente quiere ver «Consulta» en su factura) y lo que lleva IVA o IEPS sale en renglones aparte.

Ten en cuenta que:

• El interruptor solo se puede activar si ya configuraste la clave genérica (los tres campos críticos). Sin ella, aparece deshabilitado.
• No se juntan servicios ni conceptos gravados: solo productos exentos.

Cargar el CSD (Certificado de Sello Digital)

El CSD es lo que firma digitalmente tus CFDI. Es distinto de la e.firma (FIEL) que se usa para la descarga masiva, y vence cada 4 años.

Para cargarlo necesitas tres cosas que obtienes del portal del SAT:

• El archivo .cer (certificado, archivo público).
• El archivo .key (la llave privada).
• La contraseña de la llave.

Pasos:

1. En la sección Certificado de Sello Digital (CSD), abre Subir CSD.
2. Selecciona el archivo .cer y el archivo .key.
3. Escribe la contraseña de la llave.
4. Pulsa Cargar y validar CSD.

El sistema valida los archivos (el .cer debe ser un CSD emitido por el SAT, con tu RFC legible, y la llave debe corresponder al certificado), los guarda cifrados y registra tu sello en la cuenta del PAC automáticamente: verás el aviso CSD guardado y sello registrado ante el PAC. Si el registro no se logra, el CSD queda guardado igual, el aviso dice CSD guardado, pero el sello no quedó registrado y el indicador Sello ante el PAC (arriba, en Estado de facturación) muestra el motivo; corrige y pulsa Verificar sello ante el PAC.

Una vez cargado, verás el número de certificado, el RFC del CSD y la fecha de vigencia. Para renovarlo más adelante, usa Reemplazar CSD: el sello se vuelve a registrar solo.

Cuidado

El sistema te avisa cuando el CSD está por vencer (30 días o menos) o ya venció. Con el CSD vencido no se pueden timbrar CFDI hasta que cargues uno vigente, así que renuévalo con tiempo en el portal del SAT.

El CSD se guarda cifrado

Los archivos del CSD y su contraseña se guardan cifrados y no se vuelven a mostrar en pantalla: después de cargarlos solo ves el número de certificado, el RFC y la vigencia. No hay ninguna cuenta de Facturama que guardar: el servicio de timbrado lo pone PixelVet.

Importante

Como los archivos no se vuelven a mostrar, guarda tú mismo una copia segura del CSD y de su contraseña. Si los pierdes, tendrás que volver a generarlos en el SAT.

Y después

Configurar el emisor es el primer paso. Con los datos guardados, el CSD cargado y el indicador Sello ante el PAC en Registrado, pulsa Activar facturación (arriba, en Estado de facturación); después ya podrás facturar desde cada venta. Qué significa cada estado del sello y qué hacer si dice Error o Sin servicio está en Cómo funciona tu facturación (el PAC).

Activar en producción por primera vez

La primera vez que activas la facturación en modo Producción, el sistema exige que tu clínica tenga contratado el complemento de facturación electrónica ($1,500 MXN al año) y, para timbrar facturas a clientes, folios disponibles ($1 MXN por CFDI). Si falta, al pulsar Activar facturación verás el aviso Falta contratar el complemento de facturación con el enlace a Configuración → Mi plan y complementos, donde lo contrata el administrador. En modo Pruebas no hace falta nada de esto, y volver a activar la facturación después de una pausa tampoco se bloquea. Cuando el complemento aplica a tu clínica, Estado de facturación muestra dos indicadores más: Complemento pagado hasta y Folios. Ver Contratar la facturación electrónica.

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